Thuật ngữ phiếu thu, phiếu chi tiền đã quá quen thuộc với rất nhiều người. Tuy nhiên, nếu không phải là người trong nghề, có thể bạn sẽ không để ý đến những thông tin trong bài viết dưới đây. Khi nào cần sử dụng phiếu thu, phiếu chi và sử dụng những biểu mẫu này như thế nào? Hãy cùng An Lộc Việt tìm hiểu nhé.

 

1. Phiếu thu, phiếu chi là gì? 

Phiếu chi, phiếu thu là những hóa đơn chứng từ phổ biến và cần thiết trong mọi hoạt động kinh doanh. Phiếu thu tên tiếng anh là Receipts, còn phiếu chi được gọi với tên tiếng anh Pay slip. Phiếu chi và phiếu thu gắn liền với hoạt động giao dịch tiền bạc của công ty. Chúng là những biểu mẫu không thể thiếu trong hoạt động thu chi của công ty. Tất cả những hoạt động chi tiền đều phải có giấy chứng từ là phiếu chi. Tương ứng phiếu thu để xác định hoạt động thu tiền từ một cá nhân hay đơn vị nào khác. Phiếu chi, phiếu thu tiền nhằm xác định các khoản tiền được xuất nhập vào công ty, đồng thời là căn cứ để nhân viên kế toán thực hiện giao dịch, và ghi chép sổ sách.

 

 

2. Khi nào cần sử dụng phiếu chi phiếu thu

Bất cứ hoạt động nào làm giảm, hoặc tăng tiền mặt thì bạn đều phải thực hiện viết phiếu chi, phiếu thu. Đồng thời bạn phải có lý do chính đáng, được xác thực cho hoạt động đó.

Ngoài mục đích chính trên, phiếu thu phiếu chi còn là căn cứ để kế toán thực hiện ghi chép sổ sách, và thủ quỹ có thể xuất nhập tiền.

 

3. Mẫu phiếu thu, phiếu chi chuẩn như thế nào? ​

​

​Theo thông tư 200, thông tư 133,thông tư 132 do Bộ tài chính ban hành cho các loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, yêu cầu mỗi phiếu chi phiếu thu bắt buộc phải có những mục sau:

   1. Tên và địa chỉ công ty/ đơn vị kinh doanh lập phiếu thu chi

2. Biểu mẫu: Phiếu thu hoặc phiếu chi.

3. Mục thông tin người nộp tiền/ chi tiền

4. Mục lý do nộp/ chi tiền.

5. Số tiền và đơn vị của tiền (ghi bằng chữ, và ghi bằng số)

6. Cần có mục kèm theo và mục chứng từ gốc liên quan

7. Thời gian (ngày, tháng, năm) thực hiện giao dịch

8. Mục chữ ký của các bên nhận, gửi tiền.

 

4. Cách ghi phiếu chi, phiếu thu 

​

​Phiếu chi, phiếu thu có vai trò hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp, cũng như đối với người thu và nhận tiền mặt. Bởi vậy, khi ghi những loại biểu mẫu này cần có sự tỉ mỉ, chính xác, và rõ ràng. Người viết cần đặt sự tập trung, trách nhiệm vào đó.

 

1. Thông thường, phiếu chi và phiếu thu được tập hợp thành 1 cuốn sổ. Yêu cầu, mỗi cuốn sổ, mỗi trang phiếu thu chi phải có số thứ tự. Cần ghi phiếu lần lượt theo đúng số thứ tự trong cuốn sổ phiếu chi, thu. Số thứ tự nhằm thể hiện sự rõ ràng, đầy đủ các loại phiếu trong đó.  Một số trường hợp, so sai sót, người ghi xé bỏ tờ phiếu đó. Điều này không nên, vì kết sổ cần đến sự đầy đủ các tờ phiếu trong đó.

2. Tất cả các mục đều phải rõ ràng, minh bạch, không tẩy xóa, gạch bỏ. Nếu sai thì bỏ luôn phiếu đó và chuyển sang phiếu khác.

3. Thông thường, phiếu thu tiền được lập thành 3 phiên trước khi xuất tiền. Cụ thể, phiếu thu đã có chữ ký của người nộp tiền sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán (kế toán trưởng ký kết), sau đó được chuyển đến giám đốc xét duyệt. Khi đã có đầy đủ chữ ký của những bộ phận trên thì thủ quỹ mới được xét duyệt. Phiếu chi cũng tương tự như vậy, cần có đủ chữ ký của 3 bộ phận (người lập phiếu, kế toán, giám đốc) thì thủ quỹ mới thực hiện chi tiền.

4. Nếu là phiếu thu chi trong phạm vi hoạt động bên ngoài doanh nghiệp cần có đóng dấu của công ty.

5. Nếu thu chi ngoại tệ, cần ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất nhập quỹ tiền.

   6. Nơi cung ứng phiếu chi, phiếu thu chất lượng giá tốt

Phiếu chi và phiếu thu không có tính sử dụng lâu dài, chính vì vậy mà các công ty ít quan tâm đến chất lượng loại giấy. Đa số các công ty sẽ ưu tiên lựa chọn những loại giấy có giá thành rẻ, để tiết kiệm chi phí.

Tuy nhiên, Văn phòng phẩm An Lộc Việt giới thiệu loại phiếu thu chi được in ấn trên giấy carbon. Loại giấy này đảm bảo tính tiện lợi khi sử dụng. Người viết không cần phải viết một mẫu phiếu trên hai bản. Vì giấy carbon có thể in đè nét chữ lên giấy khác mà không cần đến giấy than như trước đây.

Nhằm đáp ứng nhu cầu của các công ty, chúng tôi gợi ý cho bạn những mẫu phiếu thu chi theo thông tư từng năm. Bạn có thể in ra để sử dụng, hoặc có thể liên hệ với Nam Cường để đặt hàng in ấn phiếu thu, phiếu chi tiền. Chúng tôi luôn đảm bảo kịp tiến độ, trách nhiệm, sản phẩm chất lượng…